arbeitsorganisation in der buchhaltung

[krumpirn]

Hallo allerseits!

da es mir nach der Kinderpause nicht gelungen ist mehr als 400€-Jobs in meinem alten Tätigkeitsbereich (hauptsächlich Auftragsbearbeitung) zu finden habe ich vor zwei Monaten einen VHS-Kurs Fachkraft für FIBU angefangen in der nicht allzu großen Hoffnung, dass ich (trotz mangelnder Praxis in dem Bereich) was halbtagsmäßiges finde.

Ich habe mich auch schon hier und da auf Buchhalterstellen beworben und hatte gestern mein erstes diesbezügliches V-Gespräch. Die wollen mich tatsächlich haben. Ich bin einerseits immer noch verblüfft, dass es ausgereicht hat zu sagen, dass ich mir das zutraue und schiebe nun anderseits Panik, dass ich den Job voll in den Sand setze, weil ich keine Ahnung von den konkreten Arbeitsabläufen in der Buchhaltung habe, also wann was wie oft gemacht wird.

Da der Arbeitsbeginn erst im September ist (die Firma zieht um) überlege ich nun, vorab ein Praktikum in der Buchhaltung irgendeiner anderen Firma zu machen. Es wäre aber nett, wenn sich einer von euch Profis die Mühe machen würde, sowas wie einen typischen Tagesablauf zum besten zu geben.

Vielen Dank schon mal!

Liebe Grüße

krumpirn

[Cocoon]

Keine Panik!

Ich glaube, die meisten der normalen Buchhaltungssachbearbeiten haben nach dem Prinzip "Learning-by-doing" gelernt.....

Was glaubst Du, wie lange ich gebraucht habe, um mir endlich zu merken, auf welcher Seite Aufwand und Ertrag gebucht wird....

Im Prinzip sind es ja immer diesselben Aufgaben, und ich denke, das man dich nicht von Anfang an RAP's oder Rückstellungen rechnen und buchen lässt: Lieferanten(Kreditoren) und Kunden(Debitoren) Rechnungen buchen, Bankauszüge...bissi Abstimmungen....

Mein Tipp an Dich:
Suche Dir eine schöne grosse Buchhandlung, wie z.B. Hugendubel....geh mal an einem schönen Vormittag, wenn die grade aufgemacht haben, hin und suche Dir Sachbücher zu dem Thema "Buchhaltung für Anfänger" oder sowas...was Dich halt interessiert.....kannst auch vorher im Internet, auf Amazon oder so recherchieren, was es für Bücher zu diesem Thema gibt und bestellst sie zur Voransicht (bei Hugendubel kannst Du über die Hotline alle Bücher in die Filiale bestellen und erstmal durchgucken und nur das mitnehmen, was Du haben willst)....nimm Dir auch nen Notizzettel mit und mach Dir einfach Notizen (ich habe z.B. komplette Seiten abgeschrieben, weil mir das Buch selbst nicht gefallen hat, aber eben ein Abschnitt zu nem Thema und den habe ich dann abgekritzelt).....

Und Nein, ich arbeite nicht dort und bekomme auch keine Provision.....ist halt meine Lieblingsbuchhandlung

[krumpirn]

lieben Dank für die aufbauenden Worte, Cocoon! Ich werde auf jeden Fall sehen, dass ich mir ein Praktiker-Buch mit Schwerpunkt Fachhandel anschaffe.

mein Problem ist weniger, das Verständnis der doppelten Buchführung, sondern mehr das Wissen um die konkreten Abläufe.

Was nimmt man sich morgens als erstes vor, nachdem man Kaffeemaschine, PC und Drucker angeschmissen hat? Post kommt ja meistens nicht schon um 8 Uhr früh.

Guckt man zuerst, welche Rechnungen am heutigen Tag fällig sind? Darf man die dann einfach überweisen, oder muss sie der Chef erst absegnen? Was wenn er noch nicht da ist, um sein Okay zu geben?

Oder druckt man sich zuerst den Online-Bankauszug aus und bearbeitet diesen?

Oder eventuell doch zuerst die Kasse durchzählen (ich gehe mal davon aus, das es in dem Laden eine gibt, auch wenn der Schwerpunkt wohl im Versandgeschäft liegt) ?

Was muss man täglich machen, was nur 1 Mal pro Woche/Monat? Was sollte man immer griffbereit haben, außer der Telefonnummer des Steuerberaters ?

Solche Fragen beschäftigen mich mehr, als die Frage was ins Soll und was ins Haben gehört. Über einen typischen Ablauf eines Buchhalter-Tages würde ich mich deshalb nach wie vor freuen.

liebe Grüße
krumpirn

[ninaa]

hallo krumpirn,

die abläufe sind wohl in jedem geschäft verschieden - meistens bestehen sie schon und man wird sie dir bei beginn erläutern oder es gibt vielleicht sogar eine monats- / jahresterminplanung, auf der steht bis wann was zu erledigen ist.

bei uns im geschäft ist das mit einer terminplanung geregelt, ausserdem haben wir uns letztes jahr zertifizieren lassen, somit gibt es für jeden arbeitsschritt abläufe.

unsere terminplanung läuft so, dass wir z.b. montags kreditorenzahlungen machen für die ganze woche, alle zwei wochen dienstags sind mahnläufe, mittwochs generell die meldung der finanzzahlen an den chef. dann die monatlichen abschlüsse per 15. des folgemonats, die löhne sind ja durch die KK vorgegeben. und die ganzen anderen arbeiten ergeben sich daraus automatisch, da findet jeder selber seinen ablauf. die post kommt morgens um 9, bis dahin muss abgeklärt sein, ob die vorauskassen für lieferungen bezahlt sind und falls ja, geht die bestätigung an die verkäufer, damit die die produktion anschubsen können.

die banken buchen ergibt sich spätestens mit dem mahnlauf, kreditoren verbuchen klappt erst wenn die post da ist. und dann muss man einfach schaun was sonst noch anfällt und was dringend ist. ausserdem kommen dann noch die "sonderaufträge" vom chef.

zu deiner frage ob der chef die kredirechnungen freigeben muss : bei uns läuft das über freigabestempel. die RG die in ordnung sind gibt er frei, wir verbuchen sie und dann werden sie bei fälligkeit bezahlt. bei uns kontrolliert das dann keiner und man muss auch keine rücksprache halten mitm chef. das ist natürlich freiheit pur und wohl sonst nicht üblich.

wie schon geschrieben wurde : das läuft alles unter learning-by-doing und das hast du innerhalb kürzester zeit drin. übung ist alles.

viel erfolg !!
_________________
vlg
martina

[Cocoon]

Also ich hatte relative Narrenfreiheit - Debitoren hatte ich eigentlich nur Tochtergesellschaften...also entfielen Mahnläufe....

Ansonsten mussten betsimmte Telefonrechnungen z.B. nicht freigegeben werden (Handy) wenn derjenige die abgezeichnet hat und sie sich im üblichen Rahmen bewegt haben (wenn ich aber wusste, der war im Urlaub in der Toscana und hat 150 Euronen zusätzlich vertelefoniert und das nicht mit der Firma, dann habe ich die leute schon drauf angesprochen und denen eine Rechnung geschrieben)...der Chef hat sich um solche Sachen nicht gekümmert, weil er wusste, ich habe da ein wachsames Auge drauf.....

Andere Rechnungen, wie PC Käufe und so, da warnt mich dann die EDV schon vor oder bringt mir die Rechnung selbst vorbei oder erklärt mir, warum die 10 PCs fürs Lager gekauft haben.....

Also, Du siehst, es ist in jeder Firma anders....also keine Panik, wenn es Dich interessiert, setzt Dich in die Buchhandlung und stöbere, aber gerate bloss nicht in Panik UND

....nimm Dir einen Block und nen Stifte mit und schreibe Dir alles auf (es gibt nichts nervigeres, als wenn Leute 10x nach ihrer Durchwahl fragen....)...

[krumpirn]

nochmals danke für eure Beiträge!

Ihr habt wohl recht, nicht wird so heiß gegessen wie gekocht. Ich werde dann erstmal zusehen, dass ich meine Prüfungen schaffe und ansonsten abwarten und Tee trinken

liebe Grüße
krumpirn